Видача дублікатів нотаріальних документів

  В житті людей трапляються випадки, коли за певних обставин втрачаються оригінали нотаріальних документів, виданих фізичним або юридичним особам. В таких випадках замінити їх можуть дублікати цих документів.

   Під втратою примірника оригінала документа, замість якого видається дублікат, розуміється його втрата в юридичному розумінні, тобто без можливості поновлення. До втрати відноситься знищення, псування документа, викрадення іншими особами, загублення тощо. Втрата примірника оригіналу документа означає втрату цим примірником юридичної сили.

    Оскільки дублікат замінює втрачений або пошкоджений нотаріальний документ, то він може бути виготовлений за наявності таких умов:

       первинний документ був складений не менш, ніж у двох примірниках;

   другий примірник нотаріального документа зберігається у справах державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса або обласного державного нотаріального архіву.

   Слід відмітити, що законодавець визначив певне коло осіб, які мають право на одержання втраченого або зіпсованого документу. Так, дублікат видається за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких  вчинялася нотаріальна дія.

     Окремі правила існують при видачі дублікатів при оформлені спадкових прав.

   До передачі в нотаріальний архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.

   Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

    Необхідно відмітити, що дублікат секретного заповіту не видається.

   Як при посвідченні певних документів, так і при видачі їх дублікатів, необхідне звернення до електронних реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України.

   Видані нотаріусами дублікати заповітів підлягають реєстрації в Спадковому реєстрі згідно вимог Положення про Спадковий реєстр.

    Крім цього, нотаріус при видачі дубліката втраченої довіреності перевіряє дійсність цієї довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей.

   Дублікати втрачених довіреностей підлягають обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей відповідно до Положення про Єдиний реєстр довіреностей.

   Слід зауважити, що дублікат довіреності може бути виданий нотаріусом тільки довірителю, оскільки довіреність є одностороннім правочином, і враховуючи положення статті 8 Закону України «Про нотаріат» щодо нотаріальної таємниці, такий документ (дублікат) може бути виданий лише особі, від імені якої вчинялася нотаріальна дія.

   При вчиненні такої нотаріальної дії, як видача дублікату нотаріально посвідченого документу, застосовуються загальні правила для встановлення особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, перевірки правоздатності та дієздатності юридичної особи, повноважень представника.

    В заяві про видачу дублікату зазначаються відомості про втрачений або зіпсований документ, а саме дата його посвідчення або видачі, реєстровий номер, якою державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом він був посвідчений або виданий, та прохання про видачу дублікату.

    Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність.

   За видачу дубліката справляється державне мито в розмірі 0,03 неоподатковуваного мінімуму доходів громадян - 0,51 грн.

   Інколи виникає питання щодо можливості видачі дубліката довіреності, строк дії якої скінчився, але видати дублікат такої довіреності неможливо. Після спливу строку дії довіреності такий правочин вже є недійсним, тому нотаріус не може вчиняти жодних дій із цим правочином як з існуючим юридичним фактом, у тому числі – видавати дублікат.

  Це правило застосовується також до інших правочинів, які є недійсними. На підтвердження факту посвідчення правочину, який є недійсним, можна отримати довідку про вчинену нотаріальну дію з урахуванням вимог ст.8 Закону України «Про нотаріат». 

Відділ з питань нотаріату Головного територіального управління юстиції у Донецькій області

Постійно діючі комісії з питань розгляду скарг у сфері державної реєстрації при територіальних органах Міністерства юстиції України, мета та основні засади

Наприкінці минулого року було прийнято низку змін до законодавства у сфері державної реєстрації нерухомості та бізнесу. Однією з новацій в законодавстві є новий порядок оскарження рішень, дій або бездіяльності державних реєстраторів, суб’єктів державної реєстрації.

Кожна особа, яка вважає, що її права у сфері державної реєстрації порушено, може звернутися зі скаргою на рішення, дії або бездіяльність державного реєстратора, суб’єкта державної реєстрації  не тільки до суду, а і до Міністерства юстиції України або його територіальних органів.

Такий вид оскарження запропоновано як альтернативний судовому.

При цьому сплата державного мита за подання скарг до Міністерства юстиції України або його територіальних органів на відміну від суду не передбачається.

Відтепер суб’єктами розгляду скарг у сфері державної реєстрації, крім суду, є Міністерство юстиції України та територіальні органи Міністерства юстиції України.

Так, до повноважень Міністерства юстиції України віднесено розгляд скарг:

1)  на проведені державним реєстратором бізнесу реєстраційні дії (крім випадків, якщо такі реєстраційні дії проведено на підставі рішення суду);

2)  на рішення державного реєстратора нерухомості про державну реєстрацію прав (крім випадків, коли таке право набуто на підставі рішення суду, а також коли щодо нерухомого майна наявний судовий спір);

3)  на рішення, дії або бездіяльність територіальних органів Міністерства юстиції України.

Територіальними органами Міністерства юстиції України розглядаються скарги:

1)  на рішення (крім рішення, згідно з яким проведено реєстраційну дію), дії або бездіяльність державного реєстратора бізнесу;

2)  на рішення (крім рішення про державну реєстрацію прав), дії або бездіяльність державного реєстратора нерухомості;

3)  на дії або бездіяльність суб’єктів державної реєстрації.

Слід зазначити, що територіальні органи Міністерства юстиції України розглядають скарги стосовно державних реєстраторів, суб’єктів державної реєстрації, які здійснюють свою діяльність лише у межах території, на якій діє відповідний територіальний орган.

Вимоги та порядок оскарження рішень, дій або бездіяльності державних реєстраторів, суб’єктів державної реєстрації визначені законами та Порядком розгляду скарг у сфері державної реєстрації, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України №1128 від 25.12.2015.

Для забезпечення розгляду скарг Міністерством юстиції України та його територіальними органами утворені постійно діючі комісії з питань розгляду скарг у сфері державної реєстрації.

Головною метою діяльності комісії – є захист конституційних прав громадян у сфері державної реєстрації речових прав на  нерухоме майно, державної реєстрації юридичних та фізичних осіб – підприємців, громадських формувань.

При Головному територіальному управлінні юстиції у Донецькій області утворена Комісія з питань розгляду скарг у сфері державної реєстрації, що  діє згідно положення, затвердженого наказом від 19 січня  2016 року № 8/2, яке визначає порядок її створення, організаційні та процедурні засади діяльності, а також права та обов’язки її членів. Формою роботи комісії є засідання, які проводяться у разі потреби.

Комісія розглядає скарги за заявою особи, яка вважає, що її права порушені. Скарга подається виключно у письмовій формі і повинна містити:

-         повне найменування (ім’я) скаржника, його місце проживання чи перебування (для фізичних осіб) або місцезнаходження (для юридичних осіб), а також найменування (ім’я) представника скаржника, якщо скарга подається представником;

-          реквізити рішення державного реєстратора, яке оскаржується;

-         зміст оскаржуваного рішення, дій чи бездіяльності та норми законодавства, які порушено, на думку скаржника;

-         викладення обставин, якими скаржник обґрунтовує свої вимоги;

-         засвідчені в установленому порядку копії документів, що підтверджують факт порушення прав скаржника в результаті прийняття рішення про державну реєстрацію прав (у разі подання скарги на рішення про державну реєстрацію прав);

-         підпис скаржника або його представника із зазначенням дати складання скарги.

Якщо скарга подається представником скаржника, до такої скарги додається довіреність чи інший документ, що підтверджує його повноваження, або його копія, засвідчена в установленому порядку.

Рішення, дії або бездіяльність державного реєстратора, суб’єкта державної реєстрації можуть бути оскаржені до Міністерства юстиції України та його територіальних органів протягом 30 календарних днів з дня прийняття рішення, що оскаржується, або з дня, коли особа дізналася чи могла дізнатися про порушення її прав відповідною дією чи бездіяльністю.

Розгляд скарг здійснюється у строки, встановлені Законом України «Про звернення громадян» та становить 30 календарних днів. У разі якщо розгляд та вирішення скарги потребують перевірки діяльності державного реєстратора, суб’єкта державної реєстрації, а також залучення скаржника чи інших осіб, Міністерство юстиції України та його територіальні органи можуть встановити інші строки розгляду та вирішення скарги, повідомивши про це скаржника. При цьому загальний строк розгляду та вирішення скарги не може перевищувати 45 календарних днів.

При виникненні питань та необхідності отримання більш детальної інформації  щодо порядку розгляду скарг у сфері державної реєстрації можна звернутися до відділу розгляду звернень та забезпечення діяльності комісії з питань розгляду скарг у сфері державної реєстрації Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Донецькій області за адресою: м. Краматорськ, бул. Машинобудівників, 32, 4 поверх, кабінет № 401, або за телефоном (06264) 42481.

Відділ розгляду звернень та забезпечення діяльності

комісії з питань розгляду скарг у сфері державної

реєстрації Управління державної реєстрації Головного 

територіального управління юстиції у Донецькій області

Правові особливості набрання чинності нормативно-правовими актами, зареєстрованими в органі юстиції

Однією з правових форм діяльності органів юстиції у забезпеченні реалізації державної правової політики та невід’ємним засобом захисту прав і свобод людини є здійснення правової експертизи та державної реєстрації нормативно-правових актів органів виконавчої влади, які зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер.

Державній реєстрації підлягають нормативно-правові акти будь-якого виду (постанови, накази, інструкції тощо), якщо в них є одна або більше норм, що:

а) зачіпають соціально-економічні, політичні, особисті та інші права, свободи й законні інтереси громадян, проголошені й гарантовані Конституцією та законами України, Конвенцією про захист прав людини і основоположних свобод 1950 року і протоколами до неї, міжнародними договорами України, згоду на обов’язковість яких надано Верховною Радою України, та acquis communautaire, а також з урахуванням практики Європейського суду з прав людини, встановлюють новий або змінюють, доповнюють чи скасовують організаційно-правовий механізм їх реалізації;

б) мають міжвідомчий характер, тобто є обов’язковими для інших міністерств, органів виконавчої влади, а також органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що не входять до сфери управління органу, який видав нормативно-правовий акт.

З метою забезпечення охорони прав, свобод і законних інтересів громадян, підприємств, установ та організацій нормативно – правові акти не можуть застосовуватися доки вони не будуть доведені до відома  осіб, на кого вони розповсюджуються, у порядку, визначеному законом.

Дія нормативного акта (чи його окремої частини) починається з моменту набрання ним чинності.

Відповідно до ст. 57 Конституції України нормативно-правові акти, що визначають права й обов’язки громадян, не доведені до відома населення в установленому законом порядку, є нечинними.

Нормативно-правові акти, які зареєстровані в органі юстиції, набирають чинності з дня їх опублікування, якщо інше не встановлено самими актами, але не раніше дня їх опублікування.

У випадках, коли є необхідність надання певного строку для проведення підготовчої роботи для застосування нового нормативно-правового акта, у відповідному пункті розпорядчого документа можуть застосовуватися такі формулювання: «набирає чинності через (кількість днів) після опублікування», «набирає чинності з (число, місяць, рік)». У разі неодночасного набрання чинності окремими положеннями нормативно-правового акта про це зазначається в розпорядчому документі. При цьому вказуються пункти розпорядчого документа або структурні одиниці затвердженого ним нормативно-правового акта та момент набрання ними чинності.

Окремі структурні одиниці нормативно-правового акта не можуть набирати чинності раніше набрання чинності розпорядчим документом, яким він затверджений.

У разі прийняття тимчасового нормативно-правового акта в ньому зазначається положення щодо обмеження дії, наприклад: «діє до (зазначається дата)»; «на період проведення експерименту».

Для документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, застосовується таке формулювання: «набирає чинності через 10 днів після його державної реєстрації».

При направленні суб’єктом нормотворення  зареєстрованого в органі юстиції нормативно-правового акту для його опублікування в друкованих засобах масової інформації, є обов’язковим посилання на дату і номер державної реєстрації такого акту.

Суб’єкти нормотворення направляють нормативно-правові акти для виконання лише після їх державної реєстрації та опублікування.

У разі порушення зазначених вимог нормативно-правові акти вважаються такими, що не набрали чинності, не тягнуть за собою правових наслідків і не можуть бути підставою для регулювання відповідних правовідносин, застосування санкцій до фізичних та юридичних осіб за невиконання приписів, що в них містяться.

Відділ реєстрації нормативно-правових

актів управління реєстрації нормативно-правових

актів, правової роботи та правової освіти

Головного територіального управління юстиції 

у Донецькій області